Jaarverslag 2017-18 - absservice

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Jaarverslag 2017-18

Jaarverslagen
         
                                                                                         
        Jaarverslag 2017
Zorginstelling Stichting Alkmaarse Begeleidings Service
Over de periode januari tot en met juni 2017
Nieuw doelen/speerpunten vastgesteld over periode juli tot en met december 2016
Toezichthouder
Op 01 Mei 2017 heeft mevr. C.C.Wijnker officieel toegezegd zich bij ABS aan te sluiten als lid van de Raad van Toezicht. Welkom!
Zij vervangt hiermee dhr. Meindert Brugman, die na 6 maanden heeft besloten  afscheid te nemen.
Meindert, hartelijk dank voor alles!
Begroting
Door continue beleid en personeel wijzigingen bij de Gemeentes afdeling WMO, zoals her-indicaties, trage nieuwe indicatiestellingen, met terugwerkende kracht stop zetten van indicaties, onduidelijke communicatie over declaraties en gedeeltelijke afkeuringen, is Stichting ABS in de eerste 3 maanden van 2017 in financiële zorgen geraakt.
Het toenmalige bestuur en de toezichthouder hebben het “schip” tijdens noodweer verlaten, zoals ik onder BESTUUR zal toelichtten.
Op dat moment heeft de voorzitter/ Raad van Bestuur H.G.Werner het volgende beleid bepaald.
• Personeelstop totdat er weer voldoende financiële ruimte is
• Geen nieuwe financiële verplichtingen aangaan totdat er weer ruimte is voor nieuwe zaken
• Vaste lasten goed tegen het licht houden of er kan worden bezuinigt
• Bestaande personeelsleden geïnformeerd over zuinig te zijn met uitgaven
• Bestaande crediteuren gevraagd om begrip, om grote facturen in 3 termijnen te mogen betalen
• Goed overzicht maken voor onszelf, de Gemeentes WMO en de accountant voor de jaarrekening 2016 (nog niet afgerond i.v.m. complexiteit).

Bestuur
Omdat de 2 bestuurders penningmeester en secretaris wegens persoonlijke omstandigheden naar een ziekteperiode hun werk per 31-12-2016 hebben neergelegd, was dhr. H.G.Werner genoodzaakt om voor de komende tijd, totdat er 2 nieuwe bestuursleden zijn benoemd, het tijdelijke beleid op hoofdpunten en urgente criteria te bepalen.

Helaas is zijdens de afgetreden bestuurders in 2016 ervan uitgegaan dat, gelden die bedoeld waren voor beschermd wonen (spreek woonbegeleiding) kunnen worden benut om het financiële gat hetgeen is ontstaan door als maar stijgende loonkosten, te kunnen dichten. Door dhr. H.G.Werner is toen het duidelijke standpunt ingenomen, dat dit duurzaam een vertekend beeld geeft en uiteindelijk tot een financieel disaster kan leiden. Dit was mede ook de reden dat het bestuurslid Suzanne Kesler niet langer meer deel wilde uit maken van het bestuur.
Beleid
Omdat het meeste bureauwerk neer komt op dhr. H.G.Werner is er door hem besloten om:
- Goed te inventariseren wat er in 2016 aan financiële fouten zijn gemaakt zowel intern als ook vanuit de Gemeentes WMO, want de declaratiestroom naar de Gemeentes waren door het telkens gedeeltelijk afkeuren van facturen en het verstrekken van voorschotten over de eerste 4 maanden van 2016 erg onoverzichtelijk geraakt. Ook bleek in januari van 2017 dat er teveel declaratie zijn betaald waardoor er door Stichting ABS bijna €.20000,- euro in totaal moest worden terugbetaald aan de Gemeentes.
- Zorgen dat de declaratiestromen naar en vanuit de betalingen van Gemeentes overzichtelijk worden.
- Voorbereiden van de HKZ audit in juni 2017
- Zorgen dat Stichting ABS weer financieel stabiel wordt, inmiddels gelukt!
- Nieuw personeel werven op grond van nieuwe criteria (personeel dat beter bestand is met het werken van onze doelgroepen).
Functioneringsgesprekken
Speerpunt: Functioneringsgesprekken vinden plaats in de 2de helft van 2017 op de agenda zetten. Ook zal dan meer inzicht zijn welke nieuwe personeelsleden Stichting ABS komen te versterken.

Vrijwilligers
Helaas heeft Gul per 1-1-2017 een betaalde baan moeten accepteren, ze vond het jammer dat ze haar vrijwilligerswerk er niet mee kon combineren!
Sandra (koken) geeft aan dat ze aanstaande zomer 6 weken met vakantie wil gaan en dat erna nog persoonlijke opstandigheden dwingen om langere tijd afwezig te moeten zijn bij ABS, dus heeft ze besloten per 1 -7-2017 haar werkzaamheden te stoppen.
Joke (koken en creatief) kon helaas haar vrijwilligerswerk niet uitvoeren, ze heeft laatst van psychische problemen.
Financieel
Speerpunt:  In verband met de afwikkeling van 2016 zijn er een aantal prioriteiten ontstaan:

- ABS-DOEN BV. Heeft medio 2014/15 investeringen gedaan voor een radio-tv activiteit die mogelijkheid gaf aan diverse deelnemers van Stichting ABS voor dagbesteding, waardoor er enerzijds een geldschuld is ontstaan aan Stichting ABS maar anderzijds is deze investering nooit terugbetaald.
Hiervoor dient er nog een factuur te worden opgemaakt om de schuld tegen de investering te laten wegvallen. In samenwerking met de accountant Rens Houde worden de rekeningen opgemaakt.
- Omdat Stichting ABS in 2017 moest starten met een verlies van €20000,- euro, heeft dhr. H.G.Werner moeten besluiten om over een periode van 3 a’4 maanden een algemene bezuinigingsronde in te voeren. Enig voordeel hierbij gaf ons automatisch alvast ruimte voor minder uitgaven dan eind 2016, dat was dat er minder personeel moest worden betaald en om de eerste 6 maanden een personeelsstop aan te wijzen.
- Ook dit jaar liepen wij het risico om onze verplichtingen tegen de overheid niet meer gerecht te worden. Dit betekend dat wij de verplichting hebben voor d.d. 30-5-2017 onze Jaarverantwoording voor het ministerie VWS moeten hebben ingediend. A.s. Woensdag 24-5-2017 gaat dhr. Werner met accountant Rens Houde dit afronden.
- Door dat de Gemeentes het jaar 2016 kwa budgettering, afrekening en slotbetalingen nog niet hadden afgerond in april 2017 en mede doordat het gehele jaar 2016 een ramp was i.v.m. onduidelijke declaratiestromen en voorschotten kunnen wij de door de gemeente gesteld inlevertermijn van 30-04-2017 niet behalen.
Deelnemers
Bij ABS is een vaste club van deelnemers, die zeer trouw en graag bij ABS komen. Wij doen ons best iedereen leuke en zinvolle dagbesteding te bieden, ook individuele aandacht staat bij ons voorop, om de mensen ook een helpende hand te bieden zodra zij in hun  persoonlijke thuissituatie vastlopen of hulp nodig hebben.  Naast de verplichte CTO hebben wij een tevredenheidsgraad-meter waar niets tegenop kan en waar wij ook altijd op participeren: wat er in de wandelgangen wordt besproken. Ook hebben wij een open deur beleid, iedereen is gelijk en alle medewerkers en deelnemers werken samen in dezelfde ruimtes en tijden (ook al gaat de deur soms eventjes dicht ivm privacy). Dit wordt altijd zeer gewaardeerd, en draagt bij tot een goede sfeer. ABS is een plek waar ontevredenheid direct wordt geuit, door ons wordt opgepikt en door ABS als belangrijke prioriteit wordt gesteld, door eventuele onvrede of klachten serieus te nemen, aandacht en energie te geven worden dingen bij ABS meestal nooit groter en bijna altijd meteen opgelost. Soms kan dit ook zijn in de vorm van juist bewust níet te handelen of in te grijpen, wat vaak nog moeilijker is en moed vereist, maar wel heel goed kan werken.
Pensioenfonds Zorg en Welzijn
Oud speerpunt:  
De opgave van pensioenen hebben wij in 2017 geregeld door het maandelijks te laten verwerken door de loonadministrateur van Valkeniergroep, dit loopt goed.
HKZ
Speerpunt: Het kwaliteitshandboek Scienta is overbodig geworden door de inzet van HKZ, dit waren anders dubbele kosten, een besparing op jaarbasis van €.1000,- euro.

Alle procedures en procesbeschrijvingen zijn door voormalig werkende Suzanne Kesler vastgelegd op de computer. Omdat wij een kleine organisatie zijn is deze informatie bij aanvraag direct beschikbaar.
Deelnemersraad
De deelnemersraad is opgericht en is succesvol. Maandelijks wordt er vergaderd zonder begeleiders, de notulen worden uitgewerkt en overhandigd aan een medewerker. De punten worden weer besproken tussen begeleiders en opgepikt.
Personeel
Oud speerpunt: zodra dit financieel haalbaar is willen wij een volledige bezetting van begeleiders.
BHV en Veiligheid
Speerpunt:  Door financiële bezuinigingen is er besloten om de jaarlijkse opfriscursus BHV voor personeelsleden uit te stellen, totdat de financiële zekerheid is gewaarborgd.
Zorgkantoor nacalculatie en jaarverantwoording ministerie VWS 2015
De verantwoording en het indienen van de jaarstukken voor het zorgkantoor zijn gelukkig niet meer nodig, immers heeft Stichting ABS geen deelnemers meer die vallen onder de ZFW.
De Jaarverantwoording voor het Ministerie VWS wordt Woensdag 24-5-207 afgerond tezamen met de accountant.
Boekhouding
Speerpunt: Omdat de boekhouding over 2016 is uitbesteed aan Valkeniergroep en er wederom problemen zijn ontstaan met een boekhoudachterstand, waardoor de jaarrekening niet op tijd kan worden opgesteld, heeft dhr. H.G.Werner besloten ook mede doordat er een functie Penningmeester/boekhouder te vervullen staat dit door hem te laten uitvoeren.
De boekhouding wordt ingevoerd in Exact-Online Boekhouden en kan straks ook blijvend verwerkt worden door onze accountant.
Klussen
Oud speerpunt: Alle onderstaande klussen met uitzondering van het opruimen van het achtererf en het afvoeren naar de Gemeente Storting van Alkmaar worden uitgesteld tot naarder besluit.
• Het splitsen van de huidige wc in een dames en heren wc
• Het bouwen van een opbergruimte achter de container voor alle waardevolle gereedschappen en opslag
• Het afwerken van het container dak, met name de rand onder het dak moet worden afgedicht, dit scheelt stookkosten en het is er niet zo vochtig inclusieve 2 dakgoten.
• Het maken van een terras lounge bank zoals die andere
• Als de eenden weg zijn , het aanleggen van een moestuin
• Verbeteren randen van de container (i.v.m. hittewerking)
• Het bouwen van een gymzaal voor uitbreiding dagbesteding (meer diverse
activiteiten mogelijk)
• Het aanleggen van 2 nieuwe stroomgroepen in de meterkast voor de container en de nieuwe gymzaal
Al deze activiteiten kunnen bijdragen aan werktrajecten voor jongeren!
Training voor zelfredzaamheid en gevoel van welzijn
Naast zijn taken voor "Wonen" en zijn functie als directeur, heeft dhr. Werner zijn interesse en passie voor filosofie en psychologie kunnen omzetten in het geven van trainingen. Hij is inmiddels ook bevoegd hypnotherapeut. De deelnemers maken enthousiast gebruik van het aanbod op woensdag en vrijdag om aan te sluiten bij diverse trainingen gegeven door dhr. Werner. Deelnemers zijn hier zeer tevreden mee en het lijkt een bijzondere diepgang te geven aan de reeds bestaande dagbesteding.
Stagiaires
Het afgelopen jaar hebben wij een fantastisch team van stagiaires gehad waar wij ontzettend veel steun en plezier aan hebben gehad.
Wij hopen in het nieuwe schooljaar weer zulke kanjers in het ons midden te mogen hebben.
Speerpunt: plaatsen vacature, we hebben nu nog maar 2 stagiaires voor het nieuwe jaar. Tevens is een doel om het bestaande stagebeleid beter toe te passen, en begeleiders beter te ondersteunen mbt hun taken als stagebeleiders. Betere verdeling van tijd en aandacht naar stagiaires, In het nieuwe stagejaar is het wenselijk dat niet zoveel individuele aandacht verdwijnt aan stagiaires. Vanaf augustus 2016 beginnen met voorbereiding stagiaires, rapportage, uitleg e.d.
2e Speerpunt: op tijd aanleveren subsidie aanvraag over 2016-2017.
Zilliz
Oude speerpunten: digitalisering van gegevens medewerkers in Zilliz.
Niet alle gegevens kunnen worden gedigitaliseerd, als systeem uitvalt is er niets meer beschikbaar.
CTO
Oud speerpunt: CTO in 2017 behoort te worden uitbesteed aan een extern bureau, dit betekend weer een lastenverzwaring. Gemeentes WMO moeten worden geraadpleegd medio dit jaar, hoe dit is toe te passen.
Evaluatie (ambulante/individuele) begeleiding en dagbesteding
Oud speerpunt: Door het wegvallen van Suzanne Helder is individuele begeleiding opgepakt door Yfke Jong, na het wegvallen van Yfke de Jong heeft Viola Groot de draad weer opgepakt. Ze heeft verantwoordingen i.v.m. verlenging indicaties van deelnemers gecommuniceerd richting Gemeente Alkmaar.
Klachten
ABS is aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie gezondheidszorg. Er zijn over 2016 geen klachten ontvangen en/of behandeld. Voor het jaar 2017 hebben wij weer een nieuw contract getekend met de Landelijke Klachtencommissie gezondheidszorg. Voor deze en onze organisatie isde klachtenregeling door de overheid verder aangescherpt.

 
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu