Jaarverslag 2016-17 - absservice

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Jaarverslag 2016-17

Jaarverslagen
         
                                                                                         
        

       

 
Jaarverslag 2016
 
Zorginstelling Stichting Alkmaarse Begeleidings Service
 
 
Over de periode januari tot en met juni 2016
 
 
Nieuw doelen/speerpunten vastgesteld over periode juli tot en met december 2016
 
 
 
Toezichthouder
 
Op 13 Juli 2016 heeft dhr. Meindert Brugman officieel toegezegd zich bij ABS aan te sluiten als lid van de Raad van Toezicht. Welkom!
 
Hij vervangt hiermee dhr. Geert-Jan Meijerhof, die na 5 trouwe jaren afscheid heeft genomen.
 
Geert-Jan, hartelijk dank voor alles!
 
 
Begroting
 
Vanaf augustus 2016 zal Officemanager en penningmeester van het bestuur mw. Suzanne Kesler de nieuwe begroting opstellen, op basis van de nieuwe lonen (mw. Helder en dhr. Werner), aanname nieuw personeel (Yfke Jong en Carola Wijnker) en aanname nieuwe deelnemers en wegvallen uren van oude deelnemers.
 
Mw. Kesler heeft in het bestuur diverse voorstellen gedaan voor bezuinigingen (zie notulen bestuursvergadering 20-5-2016), maar deze werden door de andere bestuursleden niet nodig geacht. Reden van vermelding is omdat de kosten hierna juist zijn gestegen middels loonverhoging, aanname extra personeel en nieuwe (hogere) declaraties voor "Wonen" en de lasten zodoende groter zijn dan de baten (zie kopje Financieel) en uitgaven daarom goed in de gaten moeten worden gehouden. Zodra er meer deelnemers komen, is dit ook vanzelf opgelost.
 
 
Bestuur
 
De bestuurlijke taken worden vanaf nu iets complexer en omvangrijker.
 
Ieder bestuurslid moet bij zichzelf te raden gaan of deze verantwoording en onbetaalde functie nog wel acceptabel is.
 
 
Omdat ABS zonder woonbegeleiding nu niet kan existeren (financieel) is het raadzaam schaalvergroting voor dagbesteding toe te passen. Dit vergt echter bestuurlijke slagvaardigheid en samenhorigheid op intellectueel vlak.
 
Persoonlijke issues mogen bij besluitvorming geen rol spelen.
 
Ook mede doordat de overheid spreek WMO haar wet- en regelgeving continue aanpast en hierdoor snelle en slagvaardige bestuurlijke beslissingen moeten worden genomen, is het van belang of een ieder bestuurder bereid is, zich te verdiepen in deze materie.
 
Bovendien moet er een manier gevonden worden om goed te communiceren, mede doordat Suzanne Helder maar 2 dagen aanwezig is, mogelijkheid is een volmacht voor de andere 2 bestuurders. Verder zou Suzanne vaker vooraf per email geïnformeerd moeten worden zodat de bestuursvergaderingen, die momenteel wekelijks plaats vinden, vlot kunnen verlopen gezien de compliciteit en de werkdruk.
 
 
Speerpunt: vanaf juli 2016 belangrijkste punten versturen naar Suzanne Helder op woensdag, ter voorbereiding van de bestuursvergadering.
 
 
Beleid
 
Op zich bestaat voor elk onderwerp een apart beleid. Deze zijn echter vaak verweven in het dagelijkse proces van handelingen en niet altijd even duidelijk en precies omschreven of terug te vinden.
 
Een belangrijk speerpunt voor de komende tijd, dus van juli t/m december 2016, is het aanleggen van een map voor beleid, omschreven per gebied. Zodra er vragen zijn over beleid op welk gebied dan ook, kun je deze map raadplegen.
 
Voorbeelden zijn: personeelsbeleid, stagebeleid, veiligheidsbeleid, zorgbeleid, bestuursbeleid, financieel beleid etc etc
 
Hier zal het bestuur zich mee bezighouden, en zal administratief worden vormgegeven door Suzanne Kesler. Start per 1 augustus 2016.
 
 
Functioneringsgesprekken
 
Oud speerpunt: nieuwe planning data functioneringsgesprekken op de agenda zetten.
 
Dit is succesvol verlopen, op 23 juni 2016 zijn deze gehouden, de evaluatie is besproken in het bestuur en opgeborgen in de personeelsmap.
 
Nieuw speerpunt: toepassen evaluatie en verbeterpunten op het gebied van uitkomsten functioneringsgesprekken begeleiders ABS, inplannen nieuwe gesprekken over 6 maanden.
 
Naar voren was gekomen dat er meer behoefte was aan structuur, zowel vanuit ABS alswel vanuit de begeleiders zelf, wat het aanbieden van activiteiten betreft. Hier vanaf augustus 2016 aandacht en energie aan besteden en als vast punt laten terugkeren in de begeleidersvergaderingen.
 
 
Vrijwilligers
 
Inmiddels hebben we 3 leuke vrijwilligers, Gül (creatief) Sandra (koken) en Joke (koken en creatief) hier zijn we heel blij mee. Zij worden tijdens hun werkzaamheden ook ondersteund door de aanwezige begeleider.
 
Speerpunt: vaststellen wanneer Joke komt, bepalen van taken en werkzaamheden. Zodra dit definitief is opstellen vrijwilligerscontract en ondertekenen privacybeleid. Tevens toekennen vrijwilligersvergoeding.
 
 
Financieel
 
Speerpunt: Het aantrekken van nieuwe deelnemers om financieel gezond te blijven.
 
De reden dat ABS dit doel heeft geformuleerd, is omdat het voor ons de basis is van alle inkomsten. In 2015 hebben alle gemeentes de vallen onder de Regio Alkmaar cliënten die zorg krijgen vanuit de WMO (Wet maatschappelijke ondersteuning) opgeroepen voor een keukentafelgesprek. Dit gesprek heeft tot doel gehad opnieuw te bekijken welke zorg de deelnemer nodig had volgens de WMO, waar de betreffende gemeente verantwoordelijk voor is. Wij hebben onze deelnemers geholpen bij proces en vaak ook als ondersteunend begeleider. Alle deelnemers hebben inmiddels een nieuwe maatwerkvoorziening en alle nieuwe gegevens zijn verwerkt door de gemeente en ABS in het nieuwe systeem.
 
 
In 2015 hebben wij te weinig geld ontvangen, in juni 2016 hebben wij een nabetaling gehad waardoor wij nu weer financieel gezond zijn en alle achterstallige rekeneningen hebben kunnen betalen.
 
Dagbesteding bieden is ons hoofddoel. Wij hebben 12 deelnemers met een indicatie voor dagbesteding, via de nieuwe online declaratie (via het systeem Vecozo, dit staat voor Veilige Communicatie in de Zorg) boeken wij de geleverde zorguren en geven wij dit door aan de Gemeente. Omdat dit na 1,5 jaar nog steeds niet goed werkt (dit heeft te maken met de wijziging van productcodes, omdat deze handmatig worden verwerkt is dit proces zeer foutgevoelig, tijdrovend en leidt tot miscommunicatie en uiteindelijk lange vertragingen voor onze inkomsten) krijgen wij elke maand een voorschot van de gemeente van 80% van de daadwerkelijke factuur.  Wanneer dit wel goed gaat (100%) is nog onduidelijk.
 
 
In 2016 zijn er 4 deelnemers bij ons weggegaan, en zijn er 4 bijgekomen. Daarnaast zijn we in afwachting van 4 deelnemers die ook bij ons willen komen. Er is dus een stijgende lijn.
 
2 deelnemers zijn bij ons via onderaanneming, dat betekent dat wij declareren bij een andere instantie die hoofd zorgaanbieder is.
 
De andere bron van inkomsten (de helft ongeveer) gaat via Beschermd Wonen, dit gaat ook via de Gemeente Alkmaar, betalingen geschieden via toekenning van PGB, betaald door de SVB. Budgethouders hebben financieel zelf de regie in handen en verantwoordelijkheid, in de praktijk wordt er veel op ondersteuning van ABS geleund.
 
Inmiddels hebben wij vaste contactpersonen, en een goede vertrouwelijke relatie opgebouwd.
 
3 deelnemers voor "Wonen", zoals wij het noemen, wonen in bij onze directeur die de zorg op zich heeft genomen via PGB. De zorggelden en administratie vallen onder hoede van de Stichting.   
 
 
Het speerpunt ‘aantrekken nieuwe deelnemers” blijft  bestaan, er is nog steeds een onevenwichtige balans tussen inkomsten en uitgaven, uitgaven worden elke maand overschreden.
 
De grootste kostenpot is het personeel. Om goede zorg te bieden hebben wij begeleiders aan moeten nemen en het pand en de inrichting hebben wij ook verbeterd. De enige optie is nog meer deelnemers aan te trekken.
 
 
Nieuw Speerpunt 2e helft 2016:
 
Een nieuw plan maken voor de PR en hier actiever aan werken met alle medewerkers.
 
Wanneer: start 1 augustus 2016 met het formuleren van een plan en verdeling taken, eerst te bespreken in het bestuur.
 
 
Deelnemers
 
Bij ABS is een vaste club van deelnemers, die zeer trouw en graag bij ABS komen. Wij doen ons best iedereen leuke en zinvolle dagbesteding te bieden, ook individuele aandacht staat bij ons voorop, om de mensen ook een helpende hand te bieden zodra zij in hun  persoonlijke thuissituatie vastlopen of hulp nodig hebben.  Naast de verplichte CTO hebben wij een tevredenheidsgraad-meter waar niets tegenop kan en waar wij ook altijd op participeren: wat er in de wandelgangen wordt besproken. Ook hebben wij een open deur beleid, iedereen is gelijk en alle medewerkers en deelnemers werken samen in dezelfde ruimtes en tijden (ook al gaat de deur soms eventjes dicht ivm privacy). Dit wordt altijd zeer gewaardeerd, en draagt bij tot een goede sfeer. ABS is een plek waar ontevredenheid direct wordt geuit, door ons wordt opgepikt en door ABS als belangrijke prioriteit wordt gesteld, door eventuele onvrede of klachten serieus te nemen, aandacht en energie te geven worden dingen bij ABS meestal nooit groter en bijna altijd meteen opgelost. Soms kan dit ook zijn in de vorm van juist bewust níet te handelen of in te grijpen, wat vaak nog moeilijker is en moed vereist, maar wel heel goed kan werken.
 
Dit is onze kracht, en speerpunt is om hier mee door te gaan en verder te ontwikkelen!
 
Nieuw speerpunt:
 
Het verwoorden van onze visie en methode blijft een dynamisch proces van verbetering en ontwikkeling en zal een terugkerend en blijvend punt op de agenda moeten zijn bij begeleiders-en bestuursvergaderingen vanaf augustus 2016.
 
 
Pensioenfonds Zorg en Welzijn
 
Oud speerpunt: afbetaling afronden in 2016.
 
Dit is inmiddels volledig afbetaald. Tijdens de bestuursvergadering is naar voren gekomen dat ABS te veel pensioengelden afdraagt, hier is ooit wel bewust voor gekozen, echter in november 2016 zal hier opnieuw over vergaderd moeten worden, ook zal opnieuw een beslissing gemaakt moeten worden over de toekenning eindejaarsuitkering.
 
Nieuw speerpunt 2e helft 2016:
 
bespreken pensioengelden en eindejaarsuitkering in het bestuur.
 
Wanneer: november 2016
 
 
Beschermd Wonen
 
Oud speerpunt: strengere procedure aannamen Beschermd Wonen. Aanpassen loon dhr. Werner ivm kosten wonen.
 
Dit is gelukt. Bij de aanname van een nieuwe bewoner hebben wij een proefperiode ingesteld en duidelijkere regels opgesteld en grenzen aangegeven.
 
Ook is het loon van dhr. Werner aangepast via onze loonadministratie. Voor woonbegeleiding is op dit moment een klein percentage aan personeel, uitbreiding uren kan als er een nieuw pand wordt gevonden voor meer deelnemers.
 
 
HKZ
 
Speerpunt: blijven bijhouden van het kwaliteitshandboek Scienta. alle nieuwe procedures toevoegen en veranderingen bijhouden.
 
Dit is prima verlopen. Een kanttekening is echter dat niemand hier naar kijkt. Voor alle informatie gaan de mensen naar de Officemanager, die dezelfde informatie in haar computer heeft en alle formulieren en procedures zijn ook in het kantoor te vinden, uitgeprind in aparte gelabelde bakjes. Alle informatie op de compturer wordt dagelijks gekopieerd naar een cloud dus raakt nooit verloren.
 
Nieuw speerpunt: is Scienta nog wel nodig, bespreken in bestuursvergadering, ook met oog op bezuinigingen.
 
 
Deelnemersraad
 
De deelnemersraad is opgericht en is succesvol. Maandelijks wordt er vergaderd zonder begeleiders, de notulen worden uitgewerkt en overhandigd aan een medewerker. De punten worden weer besproken tussen begeleiders en opgepikt.
 
 
Personeel
 
Oud speerpunt: zodra dit financieel haalbaar is willen wij een volledige bezetting van begeleiders.
 
Dit is gelukt en hier zijn we heel trots op. Inmiddels hebben wij elke dag minstens 1 begeleider voor dagbesteding. Elke begeleider is ook gekoppeld aan een vaste activiteit, maar heeft ook een inval functie en verantwoordelijkheid als iemand vrij of ziek is. Daarnaast hebben we ons best gedaan vrijwilligers aan te nemen voor kookactiviteiten, dit is ook gelukt.
 
Nieuw speerpunt: meer samenhang creëren tussen begeleiders en de activiteiten. Meer verantwoordelijkheid eisen van begeleiders mbt opkomst deelnemers, door te bellen en gesprekken te houden met deelnemers.
 
Uitbreiding van uren voor activiteitenbegeleiders is alleen mogelijk bij meer inschrijving door nieuwe deelnemers met een geldige indicatie voor dagbesteding.
 
Uitbreiding van ambulante begeleiding is alleen mogelijk bij meer ambulante uren via WMO
 
 
BHV en Veiligheid
 
Speerpunt:  brandoefeningen en scenario's opzetten en inplannen voor 2016
 
Dit is niet helemaal gelukt. Wat wel goed is gegaan, is de controle van het gehele pand op brandveiligheid, vervanging van brandblussers en overal hangen brandmelders die werken.
 
Speerpunt blijft bestaan, dhr. Werner heeft toegezegd dit op zich te nemen en hier moet nog een definitieve datum voor worden ingepland. Datum volgt nog.
 
(Reden dat dit niet is gelukt, is omdat begeleider die dit zou oppikken een andere baan heeft gevonden en dit is blijven liggen).
 
 
Zorgkantoor nacalculatie en jaarverantwoording ministerie VWS 2015
 
In samenwerking met onze vaste boekhouder en accountant zijn wij dit proces aangegaan en in juni 2016 is dit zo goed als afgerond. Het belangrijkste gedeelte is het aanleveren van de jaarrekening over 2015, deze is goedgekeurd door het bestuur en na aanlevering zal dit definitief worden afgerond.
 
 
Boekhouding
 
Speerpunt: 2016 zal boekhoudkundig makkelijker en overzichtelijker worden omdat het systeem en de administratie nu beter is ingericht.
 
Hier is inderdaad hard aan gewerkt, en heeft uiteraard ook de nodige kosten met zich mee gebracht. De samenwerking met medewerkers van Valkering Groep verloopt heel goed. Wij leveren alles netjes aan in mapjes, zij verwerken dit per kwartaal.
 
Nieuw speerpunt: beter inzicht geven aan de boekhouder over declaraties. Hier was onduidelijkheid over, aangezien wij wel 100% declareren maar niet alles meteen krijgen (in het geval van de gemeente 80%). Officemanager gaat boekhouder op de hoogte houden en overzichten aanleveren ter verduidelijking. Afspraak staat gepland op 12 juli 2016.
 
 
Klussen
 
Oud speerpunt: afmaken ingangshal, inrichting kantoor.
 
Dit is allemaal gelukt, en abs begint steeds mooier en beter te worden.
 
 
Indien de begroting van aankomend jaar het toe staat, zijn er nog een aantal verbeteringen en verbouwingen te verrichtten, zijnde:
 
 
  • Het splitsen van de huidige wc in een dames en heren wc
  • Het bouwen van een opbergruimte achter de container voor alle waardevolle gereedschappen en opslag
  • Het afwerken van het container dak, met name de rand onder het dak moet worden afgedicht, dit scheelt stookkosten en het is er niet zo vochtig.
  • Het maken van een terras lounge bank zoals die andere
  • Als de eenden weg zijn , het aanleggen van een moestuin
  • Verbeteren randen van de container (i.v.m. hittewerking)
  • Het bouwen van een gymzaal voor uitbreiding dagbesteding (meer diverse
 
 
 
 
 
 
 
activiteiten mogelijk)
 
  • Het aanleggen van 2 nieuwe stroomgroepen in de meterkast voor de container en de nieuwe gymzaal
 
Al deze activiteiten kunnen bijdragen aan werktrajecten voor jongeren!
 
 
Training voor zelfredzaamheid en gevoel van welzijn
 
Naast zijn taken voor "Wonen" en zijn functie als directeur, heeft dhr. Werner zijn interesse en passie voor filosofie en psychologie kunnen omzetten in het geven van trainingen. Hij is inmiddels ook bevoegd hypnotherapeut. De deelnemers maken enthousiast gebruik van het aanbod op woensdag en vrijdag om aan te sluiten bij diverse trainingen gegeven door dhr. Werner. Deelnemers zijn hier zeer tevreden mee en het lijkt een bijzondere diepgang te geven aan de reeds bestaande dagbesteding.
 
 
Stagiaires
 
Het afgelopen jaar hebben wij een fantastisch team van stagiaires gehad waar wij ontzettend veel steun en plezier aan hebben gehad.
 
Wij hopen in het nieuwe schooljaar weer zulke kanjers in het ons midden te mogen hebben.
 
Speerpunt: plaatsen vacature, we hebben nu nog maar 2 stagiaires voor het nieuwe jaar. Tevens is een doel om het bestaande stagebeleid beter toe te passen, en begeleiders beter te ondersteunen mbt hun taken als stagebeleiders. Betere verdeling van tijd en aandacht naar stagiaires, In het nieuwe stagejaar is het wenselijk dat niet zoveel individuele aandacht verdwijnt aan stagiaires. Vanaf augustus 2016 beginnen met voorbereiding stagiaires, rapportage, uitleg e.d.
 
2e Speerpunt: op tijd aanleveren subsidie aanvraag over 2015-2016.
 
 
Zilliz
 
Oude speerpunten: digitalisering van gegevens medewerkers in Zilliz.
 
Niet aan toe gekomen (ook omdat het oude systeem prima werkt) maar zou op lange termijn wel handig zijn.
 
Wanneer: start september 2016
 
 
CTO
 
Oud speerpunt: een duidelijk plan formuleren voor de CTO in maart 2016.
 
De CTO ligt klaar, de procedure en werkwijze is beschreven. De volgende stap is bespreken met de begeleiders wie deze taak op zich neemt.
 
Nieuw speerpunt: voor augustus bespreken in begeleidersvergadering, doel is om CTO in te plannen in augustus of september 2016
 
 
Evaluatie (ambulante/individuele) begeleiding en dagbesteding
 
Oud speerpunt: starten met gesprekken tussen Suze en alle deelnemers, met een duidelijke planning in de agenda. Tussendoor de resultaten bespreken met andere begeleiders en nieuwe afspraken hoe veranderigen op te pikken.
 
Suze Helder heeft samen een stagiair het afgelopen half jaar gewerkt aan de evaluatie, naar aanleiding van de doelen van de zorgplannen. Hieruit voortgekomen is een evaluatie per deelnemer. Doel was dit te presenteren in een powerpoint presentatie.
 
Nieuw speerpunt: datum plannen via bestuursvergadering voor de evaluatie en bespreking nieuwe doelen zodat alle begeleiders hiervan op de hoogte zijn.
 
 
Klachten
 
ABS is aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie gezondheidszorg. In het persoonlijk jaarverslag over 2015 staat dat er geen klachten zijn ontvangen tegen onze organisatie.
 
 
Nieuw speerpunt: per 1 januari 2017 is het niet meer verplicht om te zijn aangesloten bij een Klachtencommissie, in plaats daarvan stelt nieuwe wetgeving daar tegenover dat ABS een klachtenfunctionaris in dienst moet nemen. Hier gaan we voor die tijd mee aan de slag.
 
 
 
 
Het volgende jaarverslag zal gaan over de periode Juli t/m December 2016 op basis van de reeds geschreven speerpunten.
 
 
 
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu