Jaarverslag 2015-16 - absservice

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Jaarverslag 2015-16

Jaarverslagen


Jaarverslag 2015 Zorginstelling Stichting ABS (Periode Mei tot en met December 2015)
Speerpunten voor 2016

In memorium
Gudula Kreutz-Werner
Op 18 juli 2015 is na een kort ziekbed overleden, de vrouw van Gunther en onze collega en zeer gewaardeerde mede oprichter van ABS, Gudula Kreutz-Werner.

                                                                ***



Financieel
Toegezegd in maart 2015 was dat het online declaratiesysteem Vecozo in werking zou zijn. Het hele jaar hebben wij er aan gewerkt om ons eigen systeem Zilliz zo in te richten dat wij digitale declaraties konden versturen via Vecozo. Achteraf heeft de Regio Alkmaar een onrealistisch beleid gehanteerd, waarbij voorspeld werd dat dit zou gaan lukken.
Uiteindelijk hebben wij in december 2015 te horen gekregen dat er toch voorlopig gewerkt zou worden met handmatige facturen.
Dit zal de eerste maanden van 2016 ook zo gaan.
Op de oude tarieven van 2014 voor dagbesteding en begeleiding werd over periode 1 tot en met 4 een korting gehanteerd van -20%. Daarna werd bepaald dat dit over periode 5 tot en met 13 een korting zou zijn op het tarief van -17%.
Tijdens het tekenen van de jaar overeenkomsten 2016 werd ons op de valreep verteld dat er nog een extra korting zou worden ingevoerd van -10% over het totaalbedrag.
Voor een uur dagbesteding ontvangen wij voor een deelnemer ongeveer €7, - bruto. Hier moeten wij al onze rekeningen, personeel en kosten van betalen.
Speerpunt: Het aantrekken van nieuwe deelnemers om financieel gezond te blijven

Declaraties en CAK
Alle presenties van de deelnemers, met andere woorden, de geleverde zorguren, over 2015 zijn in Zilliz geboekt. Deze uren worden doorgezet naar de gemeente, ook worden deze uren opgeslagen in bestanden en via een ketenportaal upgeload op de site van het CAK. Alle deelnemers ontvangen hiervoor een factuur voor de wettelijk bepaalde eigen bijdrage. Voor mensen met een minimum inkomen is hier een maximaal bedrag voor bepaald van €19,- per 4 weken. Dit wordt helaas verhoogd naar €27,-.

Debiteuren / Crediteuren
Mw. Kesler richt zich vanaf december 2015 op een beter overzicht van alle gelden die binnen komen en de vaste lasten. In 2015 kwam naar voren dat er een fout was gemaakt betreft het aanleveren van de juiste inkomensgegevens aan het Pensioenfonds Zorg en Welzijn. Wat bleek was dat de maand-inkomens waren ingevuld in plaats van het jaar inkomen van het personeel. Met terugwerkende kracht is ervoor gekozen dit te herstellen, echter, hieruit kwam een naheffing voort van €8000,-. Een betalingsregeling is getroffen, maar heeft de kosten wel opgedreven.
Speerpunt: afbetaling afronden in juni 2016

Verzekeringen
Zijn we over of onderverzekerd? Doel is om een beter inzicht te krijgen in welke verzekeringen er nu precies lopen voor de stichting, en of deze ook echt nodig en/of verplicht zijn.
Speerpunt: Naar aanleiding van een duidelijke risico  en veiligheidsanalyse  een overzicht maken van alle lopende verzekeringen (mw. Kesler) en deze matchen. Eventueel aanpassen en veranderen. Bekijken of een inboedelverzekering nodig is.


Beschermd Wonen
In oktober 2015 hebben wij de woning in Warmenhuizen opgezegd. Het team van ABS heeft zich door emotie laten leiden, en uit mededogen 2 personen laten inwonen die daar eigenlijk niet hoorden. Dit heeft geleid tot veel overlast in de buurt van de Dorpsstraat te Warmenhuizen, het overtreden van alle regels en laten inwonen van andere mensen.
De verhuurder heeft ons via een makelaar (de verhuurder woont zelf in Frankrijk) op de hoogte gesteld van het voorstel van een nieuw contract waarin opgenomen een opzegtermijn van 48 uur, als er niet aan de regels zou worden gehouden.
Gunther is hier niet mee akkoord gegaan, en heeft zijn eigen woning ter beschikking gesteld om 3 deelnemers toch nog een plek en dagbesteding te kunnen bieden. Ook werden onze inkomsten hierdoor gewaarborgd.
In oktober 2015 hebben wij ons contract met de gemeente Den Helder opgezegd en zijn wij een proces aangegaan om de declaraties van zorggelden over te hevelen naar de Gemeente Alkmaar afdeling wmo Beschermd Wonen. Hadden wij van te voren geweten dat wij pas in maart 2016 (een half jaar later!) hiervoor zorggelden zouden ontvangen…het is werkelijk een raadsel hoe we dit hebben kunnen overleven, in combinatie met de achterstallige betalingen van de gemeente Alkmaar wmo voor dagbesteding en begeleiding.
Een van onze deelnemers van Beschermd Wonen is verhuisd in februari 2016, en daar is iemand voor in de plaats gekomen.
Speerpunt:  Strengere procedure voor aanname mensen Beschermd Wonen. Aanpassen loon dhr. Werner ivm kosten wonen.


HKZ
In oktober 2015 is ABS een officieel gecertificeerde Zorginstelling met het Keurmerk HKZ
Speerpunt: blijven bijhouden van het Kwaliteitshandboek Scienta. Alle nieuwe procedures toevoegen en veranderingen opnemen.

Deelnemers
In 2015 zijn er 4 deelnemers bij ons weggegaan, allen door persoonlijke omstandigheden.
In 2015 zijn er 5 nieuwe deelnemers bij ons gekomen. We hebben nu 17 deelnemers.
Alle deelnemers hebben in 2015 een keukentafelgesprek gehad via de gemeente Alkmaar of Bergen. Dit vond plaats bij ABS of bij ons thuis. Gelukkig zijn alle maatwerkvoorzieningen toegekend, bij sommige deelnemers zelfs ietsje meer.

Deelnemersraad
Opgericht door 2 vaste deelnemers, is in december de deelnemersraad van start gegaan. Maandelijks wordt er vergaderd, zonder de begeleiders erbij. Een verslag van de notulen is beschikbaar in de map in de gang, en zo snel mogelijk worden de verbeterpunten opgepikt en verbeterd door het team van ABS.

Presentie
In een map wordt bijgehouden wanneer de deelnemers er zijn. Per maand wordt dit ondertekend. Dit werkt prima.

Personeel
In de zomer van 2015 hebben wij vacatures geplaatst voor nieuwe activiteitenbegeleiders. Hier zijn mw. Hijlkema en mw. Groot en dhr. Spitteler en dhr. Arrowsmith voor aangenomen. Allen parttime.
Mw. Kesler is fulltime gaan werken.
Het contract voor mw. Hijlkema is niet verlengd per 31-12-2015. In 2016 is dhr. Steneker aangenomen voor de muziek.

In de loop van het jaar is besloten alle activiteitenbegeleiders hun eigen hoofdtaak toe te kennen; Klussen, Computer, Creatief en Muziek.
Dit vormt de basis van onze dagbesteding-aanbod.

Dhr. Werner, mw. Helder en mw. Kesler vormen nog steeds de basis van ABS en maken beslissingen via het bestuur. Mw. Helder is als individueel begeleider ook begonnen aan haar taken als ambulant begeleider, en zal vaker bij de mensen thuis komen die daar een maatwerkvoorziening voor hebben.
Dhr. Meijerhof is nog steeds de Toezichthouder van de Stichting.
Zodra dit financieel haalbaar is willen wij een volledige bezetting van begeleiders

BHV
Een officieel erkende BHV (Bedrijfshulpverlening) certificaat is in 2015 behaald door mw. Kesler, dhr. Werner en mw. Helder. Op de agenda staat de uitnodiging van professionals van EuroBHV, die ons gaan helpen met het analyseren van de veiligheidsrisico’s.
Speerpunt: brandoefeningen en scenario’s opzetten en inplannen voor 2016. Afspraak met EuroBHV op maandag 29 februari 2016.

Zorgkantoor Nacalculatie en Jaarverantwoording Ministerie VWS 2015
In tegenstelling met het jaar ervoor zijn we nu al geruime tijd voorbereid op de administratie en regels die hiermee gepaard zijn. Het betreft maar 1 cliënt en alle stukken liggen al klaar voor onze accountant.

Boekhouding
Wij zijn in november 2015 in zee gegaan met Valkering Groep betreft de boekhouding. Hier zijn we zeer tevreden mee. Het betreft het achterstallig werk voor 2014, en 2015.
Speerpunt: 2016 zal boekhoudkundig makkelijker en overzichtelijker worden omdat het systeem en de administratie nu beter is ingericht.

Klussen
Ondanks onze gebrekkige inkomsten hebben wij er voor gekozen de plannen voor de herinrichting door te zetten. In de container is er een grote verbouwing geweest, grotendeels uitgevoerd door dhr. Werner en dhr. Arrowsmith.
- Nieuwe vergaderruimte; aangeschaft grote tafel en stoelen
- Nieuwe Muziekruimte: aangeschaft bouw –en isoleermateriaal, drumstel, synthesizer, opnamestudio sporen apparaat
- Nieuwe computerruimte: aanschaf laminaat vloer, behang e.d.
- Nieuwe relaxruimte: aangeschaft 2 love seats
- Verbouwing gang: aanschaf verbouwingsmaterialen
Speerpunt: afmaken ingangshal, inrichting kantoor

Vrijwilligers
Nog steeds zijn we heel blij met onze enige vrijwilligerster Creatief, onze trouwe en vriendelijke Gulnahar Kalender.

Stagiaires
Onze stagiaires zijn gestart in september 2015 en blijken allemaal de meest toegewijde, enthousiaste en zorgzame meiden te zijn die je maar kunt wensen. Zij hebben allen blijk gegeven van een serieuze en professionele houding en helpen ons ontzettend goed op alle gebieden.
Speerpunt: in april en mei 2016 starten met plaatsing stage vacatures, mw. Helder is al in contact met Hogeschool Inholland

Trainingen
De hr. Werner heeft steeds meer administratieve taken overgeheveld naar mw. Kesler, die dit met veel plezier doet, sinds mei 2015 fulltime. Hiervoor in de plaats is dhr. Werner zich meer en meer gaan richten op algehele coördinatie van de zorg, de aansturing van iedereen bij ABS en het ontwikkelen van trainingen die de algehele zelfredzaamheid en gevoel van welzijn bevordert bij de deelnemers (BGM-training). De deelnemers maken enthousiast gebruik van dit aanbod en doen hier op woensdag en vrijdag heel actief aan mee.  Daarnaast is dhr. Werner bezig zich om te scholen tot hypnotherapeut.

Functioneringsgesprekken
Het doel is deze 1 keer per jaar te laten plaatsvinden, omdat wij zo’n klein team hebben is er vol op mogelijkheid tussen door gesprekken te voeren met directeur Gunther Werner.
Speerpunt: nieuwe planning data functioneringsgesprekken op de agenda zetten

Zilliz
Sinds november 2015 wordt er vaker, duidelijker en praktischer gewerkt met Zilliz. De begeleiders rapporteren dagelijks, de stagiaires ook. Ook is er ruimte voor woonbegeleiding.
Speerpunt: alle gegevens van de medewerkers ook gaan invoeren, die nu nog in de papieren map zitten. Ook verlofuren gaan bijhouden via Zilliz

CTO
Volgens onze planning zou een stagiair zich hier op storten. Hij is helaas afgehaakt om persoonlijke redenen. Mw. Kesler zal in maart 2016 de planning hiervoor op zich nemen, ook de uitvoering en evaluatie.
Speerpunt: Een duidelijk plan formuleren voor de CTO in maart 2016

PR
Doel is om meer deelnemers aan te trekken voor dagbesteding.
Speerpunt: uitgebreid netwerken, onderzoeken hoe dit het beste te bewerkstelligen. Mw. Kesler en dhr. Werner zullen dit oppikken, zo snel mogelijk.

Personeelsbeleid
In december 2015 geeft mw. Groot aan de kosten voor de kinderopvang niet meer te kunnen betalen, aangezien deze maar gedeeltelijk vergoed worden en zij met het loon van ABS op deze manier onder bijstandsniveau terecht komt. Ze ziet geen andere oplossing dan te stoppen bij ABS. Het bestuur van ABS heeft besloten haar meer loon toe te kennen. Dit is besloten zonder de goedkeuring van mw. Helder. Zij wil in de bestuursvergadering dit onderwerp nog aan de orde brengen.
Een ander onderdeel wat besproken en uitgezocht moet worden is ziek zijn, en ook in relatie met het ziek zijn van je kinderen als je alleenstaande ouder bent. In hoeverre moet de werkgever hier rekening houden?
Speerpunt: een duidelijk beleid vormen en omschrijven en bespreken in het team. Wat is redelijk en hoever moeten wij ons aanpassen aan de persoonlijke situatie van een werknemer?

Evaluatie
Mw. Helder is van start gegaan met de evaluaties zoals deze staan ingepland op haar agenda, naar aanleiding van de doelen zoals deze geformuleerd zijn in het Zorgplan en het Persoonlijk Ontwikkelingsplan van de deelnemers.
Speerpunt: Starten met Evaluatiegesprekken van alle 17 deelnemers, deze duidelijk inplannen op de agenda. Tussendoor de resultaten bespreken met de andere begeleiders en nieuwe afspraken maken hoe veranderingen op te pikken.


Bestuur en Toezichtvergadering staat gepland op maandag avond 18.00 uur op de Oudegracht 41 te Alkmaar.
Aanwezigen:
Toezichthouder dhr. Meijerhof, Voorzitter dhr. Werner, Secretaris mw. Helder, Penningmeester mw. Drs. S. Kesler.
Doel:
- Bespreken en ondertekenen van het financiële jaarverslag 2013 en 2014 zoals opgesteld door de Accountant.
- Bespreken Jaarverslag 2015 en de doelen voor 2016.















 
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu